Curso de Organización del Trabajo con Outlook 2016/2019 (Programa detallado)

Objetivo:

El objetivo principal de este curso es mejorar la eficiencia de los trabajadores en su entorno profesional cotidiano.

Este curso pretende transmitir al alumno la necesidad de conocer y manejar cotidianamente el programa Microsoft Outlook como herramienta fundamental organizativa. Con este curso aprenderemos a administrar el correo electrónico adecuadamente mediante el conocimiento de las operaciones que, a este respecto se pueden realizar: Desde tener conciencia clara de cuál es el mecanismo real utilizado en los correos electrónicos, pasando por aprender a configurar cuentas de correo desde cero; enviar, recibir, adjuntar archivos en los mensajes, aplicar formatos profesionales, automatizar los correos mediante reglas de mensaje, gestionar adecuadamente contactos... Por otro lado aprenderemos a planificar debidamente una agenda mediante tareas, citas, uso de calendarios, etc.

Dirigido a:

Cualquier usuario de ordenador de sobremesa que se encuentre en un puesto de trabajo con conexión a Internet y Microsoft Office como suite ofimática de trabajo.

Usuarios que deseen sustituir la agenda y el correo tradicional por el control automatizado y eficiente a través del programa de correo electrónico más extendido en el mundo informático profesional: Microsoft Outlook.

Requisitos:

Los requisitos fundamentales para poder acometer eficazmente este curso son tres:

  1. Poseer un nivel informático elemental (manejo de Windows -administración de carpetas y archivos-). El curso también va dirigido a usuarios con experiencia informática que, sin embargo, no utilizan cotidianamente Microsoft Outlook o lo utilizan de forma mecánica para envío y recepción de correos.
  2. Disponer instalado en el ordenador, del paquete integrado Microsoft Office y como parte integrante del mismo, el programa Microsoft Outlook 2016 (o bien Outlook 2010, 2013 o quizás 2019).
  3. Tener una conexión de cualquier tipo a Internet (preferiblemente fibra).

PROGRAMA DEL CURSO

1.- El programa MS Outlook 2016 / 2019 (toma de contacto)

Objetivo

El objetivo de esta unidad es tomar contacto y conocer las pantallas principales de Outlook y sus partes así como aprender a definir perfiles de trabajo.

Contenido

  1. El programa MS Outlook 2016 / 2019 (toma de contacto)
    1. Introducción y objetivos de la unidad
    2. Primer contacto. Ejecución del programa
    3. Definir un perfil de usuario
    4. La pantalla inicial de Outlook (descripción)
    5. Barra de acceso rápido
    6. Cinta de opciones
    7. Outlook para hoy
    8. Resumen de la unidad

2.- Cómo configurar una cuenta de correo en MS Outlook

Objetivo

El objetivo de esta unidad es conocer qué es el correo electrónico como servicio y cuál es su mecanismo real de trabajo.
Como para poder administrar una cuenta de correo electrónico desde Outlook el primer paso es ser poseedor de una cuenta, aprenderemos a conseguir una cuenta de e-mail en Gmail, así como a configurarla correctamente en nuestro Outlook tanto como cuenta POP como cuenta IMAP. Conoceremos las ventajas y desventajas de cada una de estas formas de configurar. Finalmente comprobaremos que nuestra cuenta en Outlook, funciona debidamente.

Contenido

  1. Cómo configurar una cuenta de correo en MS Outlook
    1. Introducción
    2. Objetivos de la unidad
    3. Qué es el correo electrónico. Definiciones y términos
    4. Tipos de cuentas
    5. Configurar una cuenta de correo
    6. Cuáles son los datos de configuración
    7. Crear una cuenta web de correo en Gmail
    8. Habilitar en Gmail la cuenta para correo POP/IMAP
    9. Anotar los datos de configuración de la cuenta
    10. Configurar correctamente la cuenta de correo en MS Outlook
    11. Tras configurar la cuenta
    12. Primera prueba. Enviar y recibir un correo
    13. Resumen de la unidad

3.- Operaciones fundamentales de correo. Enviar

Objetivo

El objetivo de esta unidad es conocer a fondo una de las posibilidades fundamentales que nos ofrece Outlook: Enviar correos electrónicos. También estudiaremos detenidamente como definir de forma correcta los distintos apartados de un envío. También aprenderemos a configurar en Outlook las opciones más importantes de envío, así como realizar envíos de correo cubriendo las necesidades más primordiales y utilizadas por parte de los usuarios: Adjuntar archivos, insertar destinatarios desde la libreta de direcciones, corregir ortográficamente el correo y establecer prioridades...

Contenido

  1. Operaciones fundamentales de correo: Enviar
    1. Introducción y objetivos de la unidad
    2. Crear un mensaje de correo
    3. La pantalla de redacción
    4. Opciones más interesantes al enviar un correo
    5. Publicar anuncios
    6. Resumen de la unidad

4.- Operaciones fundamentales de correo: Recibir

Objetivo

El objetivo de esta unidad es conocer de forma práctica otra de las opciones fundamentales que nos ofrece Outlook y cualquier entorno de correo: Recibir y administrar correos electrónicos. Se aprenderá en esta unidad también a leer los correos recibidos así como organizar en Outlook dichos mensajes. Estudiaremos todas las acciones que se derivan de una recepción de correo: Imprimir, archivar y clasificar, responder, reenviar, imprimir... También se aprenderá a organizar en carpetas la información relativa a los correos. Al finalizar esta unidad sabremos identificar con precisión las diferentes partes e iconos reflejados en el área de mensajes de Outlook.

Contenido

  1. Operaciones fundamentales de correo: Recibir
    1. Introducción y objetivo de la unidad
    2. Abrir un mensaje de correo
    3. Abrir un mensaje con imágenes
    4. Acciones a realizar con los correos recibidos
    5. Las bandejas de Outlook
    6. Otras acciones a realizar con los correos recibidos
    7. La zona de mensajes
    8. Resumen de la unidad

5.- La libreta de direcciones

Objetivo

El objetivo de esta unidad es aprender a administrar correctamente la libreta de direcciones de Outlook y sus contactos y grupos de contactos así como a diseñar tarjetas de presentación (EBC's).

Contenido

  1. La libreta de direcciones
    1. Introducción y objetivo de la unidad
    2. Archivos de datos de Outlook
    3. Contactos de Outlook
    4. Tarjetas de presentación
    5. Exportar los contactos
    6. Importar los contactos
    7.  Correos personalizados
    8. Resumen de la unidad

6.- Fuentes RSS. Edición avanzada de correos

Objetivo

El objetivo de esta unidad es aprender a diseñar de una forma corporativa los correos que enviamos incorporando en ellos elementos que los profesionalizan de una forma especial: membretes corporativos. Aprenderemos a adjuntar firmas a nuestros mensajes, insertar tablas, imágenes, dotarlos de aspectos vistosos... También aprenderemos a incluir en los mensajes botones de voto. Comenzaremos esta unidad aprendiendo a fondo qué son y qué nos aportan las fuentes RSS a nuestras bandejas.

Contenido

  1. Fuentes RSS. Edición avanzada de correos
    1. Introducción y objetivo de la unidad
    2. Fuentes RSS
    3. Diseño de los correos
    4. Botones de voto
    5. Resumen de la unidad

7.- Seguridad en Outlook. Operaciones avanzadas de correo

Objetivo

El objetivo de esta unidad es concienciar al usuario de la necesidad de realizar copias de seguridad de la información mantenida en Outlook con cierta periodicidad. Asentaremos la faceta de seguimiento para los mensajes de correo y aprenderemos a definir reglas de mensaje que sirvan para automatizar los procesos a realizar con correos, fundamentalmente los recibidos. Daremos los primeros pasos, puenteando en Outlook la gestión de correos con la de calendario: convertiremos correos en tareas. También estudiaremos los mecanismos anti spam que incorpora MS Outlook y aprenderemos dirigir los correos entrantes a diferentes bandejas así como a individualizar los envíos y recepciones mediante grupos de envío.

Contenido

  1. Seguridad en Outlook. Operaciones avanzadas de correo
    1. Introducción y objetivo de la unidad
    2. Guardar copias de las bandejas (seguridad)
    3. Restaurar copias de seguridad
    4. Archivar correos
    5. Seguridad en los archivos .pst
    6. Correo Spam (seguridad)
    7. Exportar e importar configuraciones de cuentas de correo con Outlook 2016/2019
    8. Recuperar un mensaje ya enviado
    9. Mensajes con opciones de seguimiento
    10. Reglas de mensaje
    11. Otras opciones de correo
    12. Convertir un correo en tarea
    13. Cambiar la carpeta para los correos entrantes
    14. Grupos de envío o recepción
    15. Resumen de la unidad

8.- Agenda: Tareas y notas, administración y seguimiento

Objetivo

En esta unidad, como primer contacto con el calendario aprenderemos a configurarlo a nuestra medida desde la carpeta Calendario. Trataremos de inculcar la necesidad de organizar las tareas cotidianas mediante MS Outlook. Estudiaremos la carpeta Tareas a fondo así como el panel de tareas pendientes. Abordaremos como crear tareas, cómo convertir mensajes en tareas, cómo realizar el seguimiento de las tareas. Cómo inciden en el calendario. Aprenderemos a utilizar las notas.

Contenido

  1. Agenda: Tareas y notas, administración y seguimiento
    1. Introducción y objetivos de la unidad
    2. Tareas
    3. Definir una tarea
    4. Definir una tarea a partir de un correo
    5. Asignar una tarea a otra persona
    6.  Tareas periódicas
    7. Barra de tareas pendientes
    8. Lista de tareas diarias
    9. Progreso de una tarea
    10. Notas
    11. Resumen de la unidad

9.- Calendario: Gestión de citas y reuniones

Objetivo

El objetivo de esta unidad es conocer el Calendario de Outlook, así como las diferentes vistas que podemos presentar en pantalla del calendario. Aprenderemos a coordinar y planificar citas en el calendario, así como a invitar a terceros a acudir a dichas citas, hablando en este caso de reuniones. Conseguiremos con eficacia establecer citas periódicas en el calendario y a realizar todo el mantenimiento y seguimiento de esta útil herramienta de Outlook. Aprenderemos por lo tanto también a definir reuniones y a convocarlas para ciertos asistentes, así como aceptar o declinar las invitaciones de reunión. Al final de esta unidad sabremos interpretar el panel de respuestas a las invitaciones de reunión y por último aprenderemos a imprimir la información que el calendario contiene.

Contenido

  1. Calendario: Gestión de citas y reuniones
    1. Introducción y objetivo de la unidad
    2. El calendario
    3. Citas
    4. Reuniones
    5. Eventos
    6. Eventos y reuniones periódicas
    7. Imprimir el calendario
    8. Resumen de la unidad

10.- Diario de Outlook. Búsqueda de información. Opciones adicionales

Objetivo

El objetivo de esta unidad es aprender a crear entradas en el diario de Outlook tanto de forma explícita o manual como de forma automática para ciertos elementos. Aprenderemos así mismo a utilizar otras opciones importantes no estudiadas hasta ahora de configuración del programa y otras posibilidades menos utilizadas pero no por ello menos interesantes que nos aporta: Por ejemplo buscar información concreta en cada momento o bien acceder a la Ayuda on-line de Outlook. También aprenderemos algunos detalles útiles sobre los centros de confianza.

Contenido

  1. Diario de Outlook. Búsqueda de información. Opciones adicionales
    1. Introducción y objetivo de la unidad
    2. El Diario
    3. Búsquedas en Outlook
    4. Accesos directos
    5. Ayuda de Outlook
    6. El centro de confianza
    7. Complementos
    8. Resumen de la unidad

11.- Certificados digitales

Objetivo

El objetivo de esta unidad es el de conocer qué es un certificado digital, cómo conseguir un certificado así como saber implantarlo en Outlook para poder efectuar envíos de correos de una forma segura con nuestros interlocutores. Al finalizar esta unidad sabremos qué es firmar digitalmente un mensaje y qué es enviar un mensaje cifrado.

Contenido

  1. Certificados digitales
    1. Introducción y objetivo de la unidad
    2. Qué es un certificado digital
    3. Obtener un certificado digital
    4. Solicitud del certificado a través de Internet
    5. Importar el certificado desde MS Outlook
    6. Cómo visualizar los certificados en Outlook
    7. Cómo utilizar un certificado digital
    8. Firmas digitales
    9. Cifrado de mensajes
    10. Resumen de la unidad
    11. Deseo final